Obecnie to już podstawa, że przy zawarciu umowy zatrudnienia podpisuje się również umowę o zachowaniu w poufności (non-disclosure agreement czyli NDA). Dobrze skonstruowana umowa o zachowaniu w poufności chroni ważne informacje, objęte tajemnicą przedsiębiorstwa, przed ujawnieniem osobom postronnym. Ujawnienie mogłoby bowiem doprowadzić do poważnych szkód w prowadzonym biznesie lub nawet do jego przymusowej likwidacji.
Jeżeli zatem zamierzasz współpracować z osobami lub zatrudniać osoby, które miałby mieć dostęp do informacji uważanych przez Ciebie za poufne, powinieneś zobowiązać je do zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa na piśmie.
Jak skutecznie chronić informacje poufne (tajemnicę przedsiębiorstwa)?
Po pierwsze, należy poinformować osoby zatrudnione, współpracowników, kontrahentów czy firmy wykonujące dane usługi o konieczności zawarcia odrębnej umowy. Co prawda w zawieranych umowach można po prostu wprowadzić odpowiednią klauzulę, ale nigdy nie będzie ona tak szczegółowa jak prawidłowo skonstruowana umowa. Co za tym idzie może nie chronić Twoich interesów w takim stopniu, jakiego oczekujesz.
Ustalenie zakresu informacji poufnych
Nie można wskazać, że tajemnicą są objęte wszystkie informacje, które dotyczą przedsiębiorstwa. Aby rzeczywiście móc się powołać na naruszenie tajemnicy (jak również informacji poufnych), osoba która zobowiązuje się do nieujawnienia określonych informacji musi być uprzednio wyraźnie poinformowana, czego one konkretnie dotyczą. W przeciwnym razie, takie zobowiązanie będzie nieskuteczne. Dlatego umowa o zachowaniu w poufności powinna maksymalnie szeroko określać zakres informacji poufnych.
W zależności od relacji biznesowych i powiązań z kontrahentami warto zastrzec, że tajemnicą przedsiębiorstwa objęte są również informacje dotyczące Twoich klientów oraz kontrahentów. Osoba przez Ciebie zobowiązana kontaktując się z podmiotami, z którymi współpracujesz będzie miała świadomość, że przekazane jej przez ten podmiot informacje również są poufne.
Poprawne określenie zakresu informacji poufnych przyniesie korzyść obu stronom. W końcu Tobie zależy na chronieniu ważnych informacji, a podpisującemu umowę na wyraźnym oznaczeniu jego zobowiązań.
Określenie zobowiązań (w tym kary umownej)
Konieczne jest określenie w umowie, że zobowiązany nie będzie wykorzystywać informacji poufnych w innym celu, aniżeli wykonywanie czynności na Twoją rzecz lub na rzecz podmiotu, w imieniu którego działasz np. gdy umowa zawierana jest przez reprezentowaną przez Ciebie spółkę (o ograniczeniach dotyczących reprezentowania spółek pisałam tutaj). Wyjątkiem będą również bieżące kontakty i czynności wykonywane w związku z obsługą klientów.
Oprócz tego osoby, które podpisują umowy o zachowaniu poufności można zobowiązać również do innych rzeczy np. do zapłaty kary umownej w przypadku nie wywiązywania się ze zobowiązania. W sytuacji dochodzenia roszczeń na tej podstawie wystarczy jedynie wykazać, że doszło do naruszenia umowy, nie trzeba natomiast wykazywać szkody (co w praktyce jest często utrudnione).
Kara umowna, która w należyty sposób będzie chronić Twoje interesy, powinna uwzględniać potencjalne szkody jakie może wyrządzić ujawnienie informacji poufnych. Z drugiej strony, wysokość kary powinna być akceptowalna dla zobowiązanego. Gdy zdecydujesz się na umieszczenie w umowie zapisu o karze umownej, pamiętaj również o niuansach prawa cywilnego. Aby móc dochodzić odszkodowania przewyższającego karę umowną w przypadku, gdy jej wysokość jest niewystarczająca na pokrycie szkody, należy zastrzec w umowie odpowiednią klauzulę.
Ustalenie ram czasowych
W umowie powinien znaleźć się zapis, że zakaz ujawniania informacji poufnych występuje zarówno w czasie trwania umowy zatrudnienia lub współpracy ze spółką, jak również po jej rozwiązaniu i wygaśnięciu przez wskazany w umowie czas. W innym wypadku, po zakończonej współpracy może się okazać, że informacje, które uważasz za poufne zostały udostępnione innym podmiotom. W momencie, kiedy umowa już nie obowiązuje, nie można bowiem powoływać się na ustalone w niej zobowiązania. Jednakże pracownika (tj. głównie osobę zatrudnioną na umowę o pracę) obowiązuje ustawowe ograniczenie czasowe do zachowania informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w poufności. Trwa ono tylko do 3 lat od ustania stosunku pracy (z ewentualną możliwością przedłużenia tego okresu na dłuższy czas w odrębnej umowie).
Wskazanie wyłączeń
Umowa nie będzie Cię chronić w każdym przypadku. W szczególności zobowiązany może ujawnić informacje poufne w niezbędnym zakresie, jeżeli takie ujawnienie jest wymagane przez obowiązujące przepisy prawa, prawomocne orzeczenie sądu lub wiążącą decyzję organu administracji publicznej lub innego podmiotu publicznego. Warto poinformować o tym zobowiązanego, który w takim przypadku powinien być również zobligowany do natychmiastowego poinformować Cię o obowiązku ujawnienia informacji poufnych na rzecz osób, co do których ujawnienie ma nastąpić lub już nastąpiło. Warto również zastrzec w umowie, że ujawnienie może nastąpić tylko w niezbędnym zakresie.
Informacjami poufnymi nie mogą być natomiast informacje publicznie dostępne lub uprzednio znane zobowiązanemu.
Zakreślenie należytych standardów ochrony informacji poufnych
W umowie należy zawrzeć zapisy, które wskażą jak zobowiązany powinien postępować z informacjami poufnymi w celu ich ochrony. W szczególności postanowienia dotyczą postępowania z elektronicznymi nośnikami danych i ich zwrotu po zakończeniu współpracy. W praktyce takie zapisy znajdują się w politykach prywatności/bezpieczeństwa informacji firm (czyli dokumentach wewnętrznych), ale z oczywistych względów nie będą wtedy obowiązywać współpracujących z Tobą kontrahentów. Dlatego najważniejsze zapisy warto umieścić również w stosowanym wzorze umowy o zachowaniu w poufności.
Podsumowanie
Umowa o zachowaniu w poufności może być wzajemna (wtedy obie strony są zobowiązane) lub jednostronna (tylko jedna strona umowy jest zobowiązana do utrzymania tajemnicy). Oprócz elementów opisanych powyżej, które są charakterystyczne dla wskazanej umowy, w postanowieniach końcowych powinny się znaleźć również standardowe zapisy. Takie zapisy odnoszą się m.in. do prawa właściwego, właściwości sądu, czy formy, w której będą sporządzane aneksy.
O zawarciu umowy warto pomyśleć już na wstępnym etapie współpracy, czyli w momencie przystąpienia do negocjacji, często bowiem w trakcie prowadzenia rozmów dochodzi do ujawnienia ważnych z punktu widzenia prowadzonego biznesu informacji.
