Regulamin SaaS (Software as a Service)

Udo­stępnianie opro­gra­mo­wa­nia w mo­de­lu Sa­aS (So­ftwa­re as a Se­rvi­ce) to usługa świadczona drogą elektroniczną, która polega na zdalnym udostępnianiu użytkownikom oprogramowania poprzez Internet. Umożliwia ona zatem interakcję z systemem informatycznym poprzez interfejs przeglądarki internetowej lub aplikacji mobilnej. Oprogramowanie jest natomiast przechowywane i obsługiwane na komputerach dostawcy usługi. Z taką usługą łączy się regulamin SaaS.

Regulamin świadczenia usługi w modelu SaaS

Świadcząc usługi drogą elektroniczną każdy usługodawca jest zobowiązany do posiadania regulaminu, który powinien być akceptowany przez użytkowników przed skorzystaniem z usługi. Udo­stępnianie opro­gra­mo­wa­nia w mo­de­lu Sa­aS (So­ftwa­re as a Se­rvi­ce) to usługa świadczona drogą elektroniczną, która polega na zdalnym udostępnianiu użytkownikom oprogramowania poprzez Internet. Taki regulamin powinien być dostosowany do przepisów ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Co więcej, regulamin SaaS jest również wzorcem umownym. Dlatego jeżeli usługa jest przeznaczona dla konsumentów, to powinien być dostosowany również do przepisów konsumenckich. Co więcej, od 1 stycznia 2021 roku, także niektórzy przedsiębiorcy jednoosobowi są objęci ochroną quasi konsumencką, zatem dotychczasowe kierowanie tej usługi wyłącznie do przedsiębiorców nie wyłączy konieczności dostosowania/zmiany regulaminu również w  celu uwzględnienia przepisów chroniących dotychczas jedynie konsumentów.

Niezależnie od powyższego regulamin powinien też zawierać właściwe przepisy licencyjne pozwalające na korzystanie z usługi w modelu SaaS oraz SLA (Se­rvi­ce Le­vel Agre­ement), które reguluje odpowiedzialność usługodawcy w przypadku nieprawidłowości technicznych powodujących brak działania oprogramowania lub jego błędne działanie np.  powodu awarii, niewywiązania się z umów podwykonawców lub aktualizacji oprogramowania.

Klauzule abuzywne w regulaminach SaaS

W odniesieniu do przepisów konsumenckich i ochrony quasi konsumenckiej istotne jest zwrócenie uwagi na to, aby regulamin klauzul niedozwolonych (abuzywnych). Rejestr UOKiK pełen jest natomiast klauzul, które są powszechnie używane regulaminach SaaS, a niezgodne z tymi przepisami.

Jeżeli posiadasz już regulamin, to zwróć zatem uwagę, czy nie zawiera on następujących klauzul:

1. „Wykładnia i interpretacja Regulaminu należy wyłącznie do Usługodawcy” – taka klauzula przyznaje wyłączone uprawnienie do dokonywania interpretacji wiążącej umowy Usługodawcy, co jest niedozwolone.
2. „Rozwiązanie umowy z przyczyn leżących po stronie Użytkownika nie powoduje zwrotu wniesionych przez Użytkownika opłat.” – Usługodawca nie może zatrzymać opłat, gdy nie wykonał świadczenia wzajemnego.
3. „Odpowiedzialność Usługodawcy jest w każdym przypadku ograniczona do wartości opłaty wniesionej przez Użytkownika.” – Usługodawca ponosi odpowiedzialność na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego i względem konsumentów oraz niektórych przedsiębiorców jednoosobowych nie można jej umownie ograniczać.
4. „Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za niedochowanie terminu z przyczyn od niego niezależnych, w szczególności w przypadku wystąpienia siły wyższej.” – pojęcie „z przyczyn od niego niezależnych” obejmuje nie tylko siłę wyższą i inne okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi, lecz także inne sytuacje niezależne od dłużnika, które na gruncie przepisów kodeksu cywilnego uzasadniają jego odpowiedzialność na zasadzie winy, np. wynikające z art. 474 k.c. (odpowiedzialność za działanie lub zaniechanie osób poprzez które dłużnik wykonuje zobowiązanie).
5. „Usługodawca zastrzega sobie możliwość odmowy realizacji usługi, ograniczenia sposobu płatności lub żądania przedpłaty.” – takim postanowieniem przedsiębiorca przyznaje sobie prawo do odstąpienia od umowy zawieranej na odległość w każdym czasie oraz bez podania przyczyny oraz prawo do jednostronnej zmiany umowy w trakcie jej obowiązywania bez zgody swojego kontrahenta, co nie jest dozwolone.

Pozostała wymagana dokumentacja

Polityka prywatności. Oprócz regulaminu, wymaganą dokumentacją, która każdorazowo powinna się znaleźć zarówno na stronie internetowej jak i w aplikacji mobilnej umożliwiającej dostęp do usługi jest polityka prywatności i plików cookies. Taka polityka opisuje w jaki sposób usługodawca przetwarza dane użytkownika usługi, w tym również za pomocą plików cookies.

Umowa powierzenia. Natomiast jeżeli korzystanie z usługi łączy się z powierzeniem przez użytkownika jakichkolwiek danych osobowych np. użytkowników końcowych (End Users), pracowników, czy innych osób, to konieczne jest również zawarcie umowy powierzenia danych osobowych (Data Processing Agreement – DPA).

Polityka prywatności użytkownika końcowego. W niektórych przypadkach, gdy usługa w dużej mierze opiera się na przetwarzaniu danych End Userów, warto na stronie internetowej lub w aplikacji mobilnej zamieścić także tak zwaną politykę prywatności użytkowników końcowych (End User Privacy Policy). Ta polityka z kolei wyjaśnia użytkownikom Internetu, jakie ich dane i w jakich celach przetwarza w usłudze usługodawca. Wzmacnia to transparentność usługodawcy i jest często stosowane przez duże przedsiębiorstwa opierające swoją działalność właśnie na przetwarzaniu danych.

Podsumowanie

Regulamin SaaS i jego postanowienia mogą się znacznie różnić. Zależy to od tego, czy regulamin obejmuje relacje pomiędzy dwoma lub więcej przedsiębiorcami (B2B) czy pomiędzy przedsiębiorcami i klientami indywidualnymi (B2C) lub klientami, którym przepisy przyznają ochronę quasi konsumencką (JDG). Dodatkowo specyfika usługi niejednokrotnie wymaga każdorazowego przygotowania indywidualnych zapisów w regulaminie SaaS, jak również w dokumentacji towarzyszącej. Dlatego, aby należycie chronić interesy usługodawcy konieczna jest wiedza i zrozumienie działania oprogramowania dostarczanego w modelu SaaS, jak również doświadczenie w sporządzaniu tego typu regulaminów.