Koronawirus, a prowadzenie działalności. Przedsiębiorcy znaleźli się w nietypowej sytuacji bez precedensu. W związku z epidemią koronawirusa, większość zakładów pracy w miarę możliwości przechodzi na pracę zdalną. Inne, głównie zajmujące się produkcją, starają się wdrożyć odpowiednie zabezpieczenia przed epidemią. Od zeszłego tygodnia Kancelaria zajmuje się bardzo wieloma sprawami dotyczącymi postępowania w czasie epidemii koronawirusa. Poniżej zebrałam i wyjaśniłam kilka kluczowych tematów, jakie obecnie budzą wątpliwości. Jeżeli masz dodatkowe pytania skontaktuj się ze mną na adres: kontakt@legalnyprzedsiębiorca.pl.
Płatność składek ZUS
Przedsiębiorca, który z powodu epidemii, jaką jest koronawirus, ma problem, aby zapłacić bieżące składki lub należności, które wynikają z zawartej już z ZUS umowy o rozłożenie zadłużenia na raty bądź odroczenie terminu płatności, może skorzystać z uproszczonych form pomocy:
- odroczenia o 3 miesiące terminu płatności składek za okres od lutego do kwietnia 2020 r.,
- zawieszenia na 3 miesiące realizacji umowy zawartej z ZUS, w której termin płatności rat bądź składek wyznaczono w okresie od marca do maja 2020 r., i tym samym wydłużenia o 3 miesiące terminu realizacji zawartej umowy.
Podmioty prowadzące pełną księgowość (spółka akcyjna, spółka z o.o., spółka komandytowo-akcyjna) muszą dołączyć do wniosku sprawozdanie finansowe (bilans, rachunek zysków i strat, sprawozdanie o przepływach pieniężnych) za 2018 lub 2019. We wniosku należy dodatkowo wskazać, w jaki sposób koronawirus wpłynął na sytuację finansową firmy i brak możliwości opłacenia w terminie należności. Ulgi są udzielane w ramach pomocy de minimis. Dlatego starający się o ulgę będzie musiał złożyć także dodatkowe dokumenty dotyczące pomocy publicznej.Wniosek taki można przesłać elektronicznie za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych (PUE) ZUS. Wzory wniosku dostępne są na stronie ZUSu.
Uregulowanie pracy zdalnej
Obecnie możliwość pracy zdalnej została uregulowana w tzw. specustawie – ustawie z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Mianowicie w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna).
Jednakże artykuł ten traci moc po upływie 180 dni od dnia wejścia tej ustawy w życie, czyli 3 września 2020 roku. Co wtedy? Być może rząd przedłuży te regulacje, ale nie musi się tak stać. Dlatego pracodawcy, którzy chcieliby zmienić model swojej działalności w sposób pozwalający chociażby części pracowników na pracę zdalną (w szczególności po zakończeniu przez nich zagranicznego urlopu) powinni już teraz zastanowić się nad jej uregulowaniem niezależnie od możliwości zapewnionych przez rząd. Można tak zrobić np. poprzez odpowiednią zmianę postanowień umów o pracę (aneksy do umów) lub poprzez wprowadzenie telepracy, jeżeli praca zdalna jest wykonywana regularnie.
Zasiłek opiekuńczy dla osób zatrudnionych
Rodzicom oraz opiekunom prawnym dzieci, którzy są objęci ubezpieczeniem chorobowym (są pracownikami, zleceniobiorcami, osobami prowadzącymi jednoosobową działalność gospodarczą) i sprawują osobistą opiekę nad dzieckiem poniżej 8 roku życia, w związku zamknięciem żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły, przysługuje dodatkowy zasiłek opiekuńczy za okres nie dłuższy niż 14 dni.
Zatem pracownik lub zleceniodawca powinien złożyć takie oświadczenie do przedsiębiorcy, jako płatnika składek. Natomiast osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą składają takie oświadczenie bezpośrednio w ZUS. Dodatkowy zasiłek opiekuńczy przysługuje z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Pracodawca wypłacający zasiłek, wypłacone kwoty rozlicza z ZUS.
Co ważne okresu wypłaty dodatkowego zasiłku opiekuńczego (14 dni) nie wlicza się do ogólnego limitu 60 dni, które przysługują na opiekę nad dzieckiem do lat 14.
Wzór takiego oświadczenia dostępny jest tutaj.
Ochrona danych osobowych, a działania zabezpieczające w czasie epidemii koronawirusa
Urząd Ochrony Danych Osobowych stoi na stanowisku, że przepisy o ochronie danych osobowych nie mogą być stawiane jako przeszkoda w realizacji działań w związku z walką z koronawirusem. Nie podaje jednak konkretnych podstaw przetwarzania danych, na jakich mogliby się oprzeć w tym zakresie pracodawcy. Dodatkowo Państwowa Inspekcja Pracy, wskazuje że pracodawca nie ma podstaw prawnych do zbierania informacji dotyczących miejsca wypoczynku pracownika.
Jednakże podstawą legalizacji działań pracodawcy polegających na przetwarzaniu informacji o miejscu pobytu po zakończonym urlopie powinien być art. 6 (1) (d) RODO, tj. przetwarzanie danych niezbędne dla ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą lub innej osoby fizycznej. Za takie żywotne interesy na pewno można uznać zdrowie i życie człowieka. Natomiast na wysłanie pracownika na badania po zakończonym urlopie, czy delegacji konieczna jest jego wyraźna zgoda.
Inne działania, takie jak kontrola temperatury pracownika (dane wrażliwe dotyczące zdrowia) można usankcjonować na podstawie art. 9 (2) (b) RODO, tj. gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązków wykonywania szczególnych praw przez administratora danych osobowych w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, przewidującymi odpowiednie zabezpieczenia praw podstawowych i interesów osoby, której dane dotyczą. W tym zakresie pracodawca jest bowiem zobowiązany do zapewnienia ochrony zdrowia i życia pracowników oraz bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.
Umowy o współpracy z kontrahentami
Wszystko to, co się dzieje ma ogromny wpływ na realizację, a raczej brak realizacji, wielu umów. Można jednakże w pewien sposób rozwiązać kwestię niewykonywania umowy ze względu na epidemię koronawirus, a także związane z takim niewykonywaniem umowy restrykcje.
W wielu umowach handlowych, pojawia się klauzula, na mocy której strony nie ponoszą odpowiedzialności, jeżeli niewykonanie lub nieprawidłowe wykonanie zobowiązania następuje na skutek działania siły wyższej. Wystąpienie siły wyższej często może również być powodem do odstąpienia od umowy, obniżenia wynagrodzenia lub powstania innych uprawnień ustalonych w umowie przez jej strony. Panująca epidemia koronawrusa samą w sobie można właśnie uznać za taką siłę wyższą. Jest to bowiem zjawisko zewnętrzne o charakterze katastrofy naturalnej, niezależne od stron danej umowy, którego skutkom strony nie mogą zapobiec. Dodatkowo za siłę wyższą można również uznać obecne działania państwa polegające na zamykaniu szkół, galerii handlowych, czy innych zakładów pracy.
Aby jednak powołać się na tę klauzulę musi ona najpierw znajdować się w umowie, a dane okoliczności (w tym przypadku koronawirus) muszą faktycznie uniemożliwiać realizację zobowiązania. Na przykład, jeżeli wykonawca zobowiązał się dostarczyć dany projekt pocztą, a jest objęty kwarantanną albo zamknięto okoliczne placówki pocztowe i nie ma możliwości dania przesyłki na innej poczcie.
Natomiast jeżeli Twoja umowa nie zawiera klauzuli siły wyższej, ale dochowałeś należytej staranności przy jej realizowaniu, to możesz powołać się na brak winy w związku niewykonaniem umowy (chyba, że umowa kształtuje Twoją odpowiedzialność na zasadzie ryzyka).
Tarcza Antykryzysowa
W tym tygodniu rząd ma wprowadzić pakiet pomocowy, który ma wspomóc polskich przedsiębiorców, zmagających się z efektami epidemii, jaką jest koronawirus w Polsce. Opracowanie rozwiązań tego pakietu będziesz mógł przeczytać w osobnym artykule.
Jeżeli potrzebujesz porady prawnej związanej z obecną sytuacją pandemii koronawirusa i jej wpływu na Twój biznes, napisz do nas na adres: kontakt@legalnyprzedsiębiorca.pl. Na bieżąco udzielamy porad naszym klientom i analizujemy działania organów państwowych i rządu, w tym postanowienia specustaw.
