Jak pewnie wiesz spółki mogą być zawiązywane i rejestrowane w trybie S24 przez Internet. Elektroniczne założenie spółki (S24) daje wiele korzyści. Umowa spółki sporządzana jest z wykorzystaniem wzorca umowy. Nie jest zatem konieczna forma aktu notarialnego i tym samym ponoszenie kosztów taksy notarialnej. Sama opłata za wpis i ogłoszenie wpisu spółki w Monitorze Sądowym i Gospodarczym również jest o połowę niższa niż w przypadku tradycyjnego utworzenia spółki. Do tego czas – w praktyce rejestracja spółki powinna bowiem zająć kilka dni, a może zostać zarejestrowana nawet w jeden dzień.
Jeżeli zależy Ci na czasie, ale niekoniecznie warianty w elektronicznym wzorze umowy spółki odpowiadają Twoim potrzebom, to tę sytuację również można prosto rozwiązać. Ewentualne zmiany lub szczegółowe zapisy możesz bowiem wprowadzić do umowy spółki już po jej zarejestrowaniu. A w tym czasie spółka może funkcjonować na dotychczasowej umowie.
Dodatkowe wymogi do zarejestrowania spółki
Przede wszystkim wszystkie osoby podpisujące dokumenty w systemie S24 powinny mieć aktywne konto oraz podpis kwalifikowany albo profil zaufany.
Założenie profilu zaufanego może być kwestią minut. Do tego konieczne jest posiadanie konta w banku pozwalającego na potwierdzenie profilu poprzez zalogowanie się. W innym przypadku konieczne będzie osobiste potwierdzenie swojej tożsamości w urzędzie, co zajmie trochę więcej czasu
Podpis kwalifikowany można natomiast uzyskać u zewnętrznego dostawcy certyfikatów kwalifikowanych poprzez zakup takiego certyfikatu. Koszt certyfikatu razem z odpowiednim urządzeniem to koszt około kilkuset złotych. Rejestrację certyfikatu, w zależności od wybranego trybu, można uzyskać już w jeden dzień (standardowo trwa to około tygodnia).
Od 2017 roku w przypadku rejestracji nowego podmiotu lub zmiany wpisu, która dotyczy zmiany udziałowców lub wspólników, konieczne jest również złożenie dodatkowego oświadczenia. Dla spółek rejestrowanych w systemie S24 oznacza to, że wnioskodawca musi oświadczyć, czy jest cudzoziemcem w rozumieniu ustawy z dnia 24 marca 1920 roku o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców. A jeżeli jest, to dodatkowo należy wskazać, czy wnioskodawca posiada nieruchomości na terenie RP. Oświadczenie załącza się do systemu S24 jako dodatkowy dokument i podpisuje podpisem kwalifikowany albo profilem zaufanym.
Charakterystyczne cechy spółki zakładanej elektronicznie
Przy zakładaniu spółki elektronicznie rok obrotowy zawsze będzie równy kalendarzowemu. Dodatkowo pokrycie kapitału zakładowego będzie możliwe wyłącznie wkładami pieniężnymi. Dlatego jeżeli chcesz wnieść aport, to musisz podpisać umowę spółki w sposób tradycyjny. Aportem są prawa niematerialne np. prawa autorskie do jakiegoś oprogramowania albo i rzeczy np. sprzęt lub nieruchomości. W przypadku spółek z o.o. ograniczenia występują także przy zbyciu udziałów.
Co należy zrobić po uzyskaniu wpisu w KRS?
Po zarejestrowaniu spółki powinieneś zapłacić podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC). Do naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na siedzibę spółki należy złożyć prawidłowo wypełnioną deklarację PCC-3. Podpisują ją osoby reprezentujące spółkę. Należy także samodzielnie obliczyć wysokość podatku i dokonać jego wpłaty w terminie 14 dni od dnia zawarcia spółki. Podstawą opodatkowania jest wartość kapitału zakładowego pomniejszonego o koszty. Obejmują one koszty wpisu do KRS i ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Opłata manipulacyjna operatora płatności nie podlega odliczeniu. Stawka podatku PCC od umowy spółki wynosi 0,5%.
Należy również złożyć zgłoszenie identyfikacyjne w zakresie danych uzupełniających NIP-8 w terminie 21 dni. Jeśli natomiast zamierzasz odprowadzać składki na ubezpieczenie społeczne, to termin ten skraca się do 7 dni, licząc od dnia w którym powstał stosunek prawny uzasadniający objęcie ubezpieczeniem (czyli np. od dnia nawiązania stosunku pracy).
Ostatnim obowiązkiem jest zarejestrowanie spółki jako podatnika VAT. Należy to zrobić na co najmniej 7 dni przed pierwszą transakcją, czyli zanim zaczniesz dostarczać towary lub świadczyć usługi.
Czy warto zatem zakładać spółkę w trybie S24?
Jak najbardziej tak. Elektroniczne założenie spółki jest dobrą formą dla prostych spółek (np. jednoosobowych), a także takich, które w umowach nie muszą mieć niestandardowych zapisów.
Dodatkowo wcale nie musisz zakładać spółki samodzielnie. Możesz zrobić to przez pełnomocnika, jakim jest radca prawny. W przypadku spółek osobowych pełnomocnika może ustanowić każdy wspólnik samodzielnie. Natomiast w przypadku spółek kapitałowych (np. spółki z o.o.) potrzebna jest jednomyślna decyzja wszystkich członków zarządu.
